1．會(huì)前兩年半：
(1)确定會(huì)議(yì)日期與場地：視(shì)察場地、評估并商議(yì)費用(yòng)。
(2)評估财源并制作(zuò)預算(suàn)：預估此案收入及支出。
(3)成立籌備委員會(huì)：邀請(qǐng)相關部門(mén)适合的人選并分工(gōng)。
(4)成立秘書處：指定工(gōng)作(zuò)人員、安置設備并建立檔案。
(5)設計(jì)會(huì)議(yì)logo:印制信封、信紙(zhǐ)。
(6)确定飯店(diàn)房間數的預定：視(shì)察使用(yòng)的飯店(diàn)房間及設備，并請(qǐng)飯店(diàn)報(bào)價、簽約。
(7)确定會(huì)議(yì)室使用(yòng)數量：并視(shì)察有關設備、場地簽約。
(8)制作(zuò)工(gōng)作(zuò)進度表：可委由會(huì)議(yì)籌辦人控制進度。
(9)搜集準備宣傳寄發名單：寄發會(huì)議(yì)宣傳資料、報(bào)名表等。
(10)定期召開(kāi)籌備會(huì)議(yì)，審視(shì)各項工(gōng)作(zuò)進度及決議(yì)。
這(zhè)個階段通常時(shí)間最長，事(shì)情最多，因爲要籌備的事(shì)項很(hěn)多，所以最好(hǎo)早一點開(kāi)始進行。
2．會(huì)前二年：
(1)制作(zuò)籌備企劃書，用(yòng)以提報(bào)政府單位申請(qǐng)經費補助或向民間相關組織募款：含會(huì)議(yì)緣起、宗旨、内容;拟邀請(qǐng)演講者陣容、主題;籌備委員會(huì)組織及名單；各組工(gōng)作(zuò)職責、工(gōng)作(zuò)進度表和(hé)預算(suàn)。
(2)拟定推廣計(jì)劃：本次會(huì)議(yì)如何有效宣傳。
(3)選定合适的會(huì)議(yì)或展覽專業顧問公司，可協助主辦單位整體規劃一個具專業水(shuǐ)準的會(huì)議(yì)，避免人力資源浪費，并有效控制預算(suàn)的花(huā)費。
(4)草拟學術節目：确定會(huì)議(yì)主題及拟邀請(qǐng)講員名單。
(5)決定報(bào)名費及相關費用(yòng)：可參考以前會(huì)議(yì)并由籌備會(huì)決議(yì)。
(6)搜集旅遊、藝文(wén)等資料：可指定專業旅行社辦理(lǐ)。
(7)決定會(huì)議(yì)是否使用(yòng)同步翻譯：如需使用(yòng)，得預訂設備、翻譯人員，并增加預算(suàn)。
3．會(huì)前18個月：
(1)草拟會(huì)議(yì)通告：含邀請(qǐng)函、會(huì)議(yì)日期地點、主題等。
(2)印刷并寄發會(huì)議(yì)通告：初步預告可能(néng)參與人士，大(dà)會(huì)将于何時(shí)何地舉行以及報(bào)名費等資料。
(3)确定學術節目形态及内容：發函邀請(qǐng)演講人及各場次主持人。
(4)确定社交節目的安排：包括酒會(huì)、晚宴及眷屬的活動、開(kāi)閉幕典禮等。
(5)設定大(dà)會(huì)所有印刷品的印刷時(shí)間表并與印刷設計(jì)公司協調：宣傳手冊、報(bào)名表、論文(wén)摘要表、海報(bào)、節目手冊、名牌、證書、邀請(qǐng)卡等。
(6)确定所有将寄發給報(bào)名與會(huì)者的宣傳手冊應包括的資料，并着手草拟宣傳手冊及報(bào)名表、論文(wén)摘要表、訂房登記表：報(bào)名費、各項社交活動及費用(yòng)、征求論文(wén)的規定／方式及收件截止日期、演講視(shì)聽設備的提供、飯店(diàn)房價及訂房手續、提早報(bào)名優惠日期、取消報(bào)名截止日期、優惠訂房截止日期、通訊報(bào)名截止日期。
(7)網頁設計(jì)，委托專業公司或專業人士設計(jì)大(dà)會(huì)網頁，以便會(huì)員上(shàng)網浏覽，或使用(yòng)網上(shàng)報(bào)名。
4．會(huì)前12個月：
(1)草拟展覽說明(míng)書及合約：拟印制寄發給廠(chǎng)商征展。
(2)收集參展廠(chǎng)商名單：可請(qǐng)籌備委員提供。
(3)征展活動開(kāi)始：寄出說明(míng)書/辦說明(míng)會(huì)／親自(zì)拜訪。
(4)印制并寄發宣傳手冊及相關表格：确定所有相關名單及單位都已 寄出。
(5)确認講員是否接受邀請(qǐng)并請(qǐng)提供演講題目及摘要：如有人無法應邀，則另邀請(qǐng)其他(tā)人選，盡快(kuài)确認。
(6)選制大(dà)會(huì)紀念品／資料袋獎牌／名牌膠套等：評估可能(néng)數量，先預定并确認交貨期。
(7)報(bào)備政府有關單位本次會(huì)議(yì)的舉辦時(shí)間：請(qǐng)協調有關駐外(wài)單位給予與會(huì)者簽證事(shì)宜的協助。
(8)聯絡并确定會(huì)議(yì)各項安排的供應廠(chǎng)商：視(shì)聽設備、燈光音(yīn)響、旅行社、交通、餐飲安排、會(huì)場布置。
5．會(huì)前6個月：
(1)審核投稿的論文(wén)：學術節目組委員。
(2)安排節目議(yì)程并挑選邀請(qǐng)各組主持人(投稿部分)：學術節目組委員。
(3)寄發通知(zhī)函給投稿人：告知(zhī)投稿有否被接受及其報(bào)告時(shí)間／地點／組别。
(4)寄發通知(zhī)函給所有受邀的主持人：告知(zhī)其主持的組别／時(shí)間／地點，并寄發相關參考資料，如該組論文(wén)摘要、報(bào)告人背景等。
6．會(huì)前3個月：
(1)發布新聞：向相關媒體預告會(huì)議(yì)有關資訊。
(2)邀請(qǐng)開(kāi)閉幕典禮出席貴賓：如需貴賓緻詞，得書面告知(zhī)時(shí)間地點。
(3)現(xiàn)場工(gōng)作(zuò)／接待人員規劃及招聘：報(bào)到(dào)處／會(huì)議(yì)室／貴賓接待等人員安排并拟定訓練課程。
(4)草拟設計(jì)大(dà)會(huì)節目手冊：議(yì)程确定／演講人、主持人确定／各項社交節目确定。
(5)安排VIP接機事(shì)宜：車輛／接機人員／通關安排等。
(6)會(huì)場布置設計(jì)發包：含機場歡迎牌／會(huì)場／會(huì)議(yì)室／報(bào)到(dào)處／展覽區(qū)／酒會(huì)、晚宴場地。
(7)報(bào)到(dào)處使用(yòng)規劃：設計(jì)報(bào)到(dào)流程。
(8)确認各項餐飲安排：酒會(huì)／晚宴／咖啡茶點／午餐。
(9)社交活動表演節目設計(jì)：開(kāi)、閉幕典禮／酒會(huì)／晚宴。
7．會(huì)前1~2個月：
(1)通訊報(bào)名截止：統計(jì)評估報(bào)名人數。
(2)與飯店(diàn)核算(suàn)已訂房數量：與實際預定房數相差多少。
(3)現(xiàn)場接待人員工(gōng)作(zuò)訓練：1~2次訓練。
(4)印制大(dà)會(huì)節目手冊、學術論文(wén)摘要集、與會(huì)者名冊：已報(bào)名者報(bào)到(dào)時(shí)應領取的資料。
(5)印制大(dà)會(huì)相關印刷品：名牌／證書／感謝(xiè)狀／邀請(qǐng)卡／餐券。
(6)檢視(shì)各項活動／節目／餐飲的安排：演講議(yì)程、演講人／主持人通知(zhī)、視(shì)聽設備、開(kāi)閉幕典禮流程、酒會(huì)及晚宴、午餐及咖啡茶點、參觀旅遊、表演活動等。
(7)展覽廠(chǎng)商協調會(huì)：攤位位置／布置／進撤場事(shì)宜等。
(8)檢視(shì)場各項set-up：與會(huì)議(yì)中心／飯店(diàn)人員最後确認。
會(huì)議(yì)管理(lǐ)服務流程執行
所有會(huì)前的籌劃、準備就是爲了(le)這(zhè)幾天的會(huì)期，有萬全的準備，這(zhè)個階段就會(huì)有完美(měi)的演出。會(huì)前3天至會(huì)期：
1、召開(kāi)記者會(huì)：準備新聞稿及大(dà)會(huì)相關資料。
2、現(xiàn)場接待／工(gōng)作(zuò)人員預演：籌備委員會(huì)主要委員也(yě)應到(dào)場。
3、報(bào)到(dào)相關資料裝袋：并安排運送至會(huì)場。
4、檢視(shì)各場所布置：确認并現(xiàn)場驗收。
5、各項節目、表演彩排：司儀或主持人也(yě)應到(dào)場。
6、會(huì)場桌椅擺設确認：燈光／音(yīn)響／麥克風(fēng)／銀幕/講台／幻燈機／投影機／單槍一一檢視(shì)無誤。
7、報(bào)到(dào)處／秘書處sep-up：報(bào)到(dào)資料及大(dà)會(huì)相關資料進場。
8、展覽廠(chǎng)商進場：廠(chǎng)商報(bào)到(dào)并發給相關資料。
9、檢視(shì)餐飲安排：再确認數量、菜單。
10、大(dà)會(huì)正式開(kāi)始：根據工(gōng)作(zuò)流程表(run-book)進行每一項工(gōng)作(zuò);每日工(gōng)作(zuò)結束後，主要工(gōng)作(zuò)負責人需集中總結當日工(gōng)作(zuò)有無任何缺失需即時(shí)改善，同時(shí)再預習第2天的工(gōng)作(zuò)流程。
會(huì)議(yì)管理(lǐ)服務流程維護工(gōng)作(zuò)
很(hěn)多籌備會(huì)議(yì)的人通常會(huì)忽略這(zhè)個階段，其實善後工(gōng)作(zuò)雖然很(hěn)累，尤其已經準備那麽久的會(huì)議(yì)終于圓滿閉幕，任誰都想好(hǎo)好(hǎo)休息了(le)，但(dàn)是會(huì)議(yì)閉幕後其實還有很(hěn)多工(gōng)作(zuò)要總結，要把這(zhè)些(xiē)工(gōng)作(zuò)完成之後，會(huì)議(yì)才算(suàn)結束。會(huì)後1個月内應做好(hǎo)如下(xià)總結工(gōng)作(zuò)：
1．統計(jì)報(bào)名人數：分國家及總數。
2．與飯店(diàn)核對(duì)總住房數：收集賬單并支付賬款。
3．财務結算(suàn)。
4．撰寫／寄發感謝(xiè)函：協助單位及演講人／主持人等。
5．舉行慶功宴。
6．整理(lǐ)大(dà)會(huì)相關資料并歸檔：含報(bào)名表。
7．召開(kāi)總結會(huì)報(bào)告收支情形：結案會(huì)議(yì)并解散籌備委員會(huì)。
8．論文(wén)集編撰。
9．薪資清冊，以備次年初申報(bào)所得稅。
10．結案。
由于會(huì)議(yì)的性質、規模、規格不同，可做出适當調整。