不管是什(shén)麽級别的商務會(huì)議(yì)，提前做好(hǎo)會(huì)議(yì)活動策劃時(shí)必不可少的。隻有提前策劃好(hǎo)各部分的工(gōng)作(zuò)，商務會(huì)議(yì)本身才能(néng)有條不紊的進行。承德會(huì)議(yì)策劃公司有自(zì)己的一套執行标準，今天爲您詳細介紹一下(xià)：
1.确定會(huì)議(yì)名稱
承德商務會(huì)議(yì)的名稱需要高(gāo)度概括商務會(huì)議(yì)的主要内容，除此之外(wài)，還應反映會(huì)議(yì)活動的主題。一般來(lái)說，會(huì)議(yì)名稱可以取名爲xx公司xx會(huì)議(yì)，即将會(huì)議(yì)主辦方、會(huì)議(yì)主題、會(huì)議(yì)類型等包括進去。會(huì)議(yì)名稱必須用(yòng)準确、規範的語言表述，其不僅在發放(fàng)會(huì)議(yì)邀請(qǐng)函時(shí)要用(yòng)到(dào)，在會(huì)議(yì)當天還會(huì)被做成橫幅與标語，因此，會(huì)議(yì)名稱的确定需要謹慎考慮。
2.确定會(huì)議(yì)議(yì)題
即會(huì)議(yì)要讨論什(shén)麽問題，這(zhè)是商務會(huì)議(yì)活動的一個基本要素。會(huì)議(yì)議(yì)題一般由領導根據企業實際需要進行指定，或者是領導根據公司相關人員對(duì)其的反饋進行綜合考慮後決定的。會(huì)議(yì)議(yì)題可以分爲多個議(yì)題，即一個主要議(yì)題，和(hé)其他(tā)幾個小(xiǎo)議(yì)題，但(dàn)其必須是相關聯的。
3.确定會(huì)議(yì)時(shí)間
這(zhè)包括兩個部分，其一是會(huì)議(yì)舉辦的日期，其二是會(huì)議(yì)舉辦的時(shí)長。
會(huì)議(yì)日期的确定需要考慮許多因素，包括會(huì)議(yì)核心人物的空(kōng)閑時(shí)間、天氣因素等，發起投票，選擇大(dà)多數人方便的日子。會(huì)議(yì)舉辦的時(shí)長根據會(huì)議(yì)類型的不同有很(hěn)大(dà)的區(qū)别，長則幾十天，短則幾十分鐘(zhōng)即可結束。确定會(huì)議(yì)時(shí)長需要考慮會(huì)議(yì)議(yì)題數量、類型、性質等，會(huì)議(yì)時(shí)長在會(huì)議(yì)活動策劃時(shí)就應安排規定好(hǎo)，并及時(shí)通知(zhī)參與會(huì)議(yì)的人員，方便其安排時(shí)間。
4.确定會(huì)議(yì)地點
會(huì)議(yì)地點的确定要考慮交通、場地内部設施、容納人數、服務水(shuǐ)平與經驗、檔次等因素，并結合會(huì)議(yì)規模的大(dà)小(xiǎo)以及會(huì)議(yì)活動策劃的預算(suàn)進行綜合考慮與調整。如果是小(xiǎo)型會(huì)議(yì)，在公司内部會(huì)議(yì)室即可進行；如果會(huì)議(yì)比較重要，可以去專業的場地，其服務比較有保障，能(néng)減少會(huì)議(yì)策劃方面的壓力，但(dàn)租金(jīn)方面就會(huì)比較貴了(le)。
5、确定會(huì)議(yì)流程與相應的工(gōng)作(zuò)人員
會(huì)議(yì)流程包括簽到(dào)、發言等環節，以簽到(dào)爲例，爲提升簽到(dào)效率，這(zhè)裏可以使用(yòng)大(dà)屏互動電子簽到(dào)，嘉賓掃碼即可完成簽到(dào)，快(kuài)捷又方便。會(huì)議(yì)工(gōng)作(zuò)人員的安排也(yě)很(hěn)重要，這(zhè)是因爲會(huì)議(yì)上(shàng)工(gōng)作(zuò)人員比較多，包括安保人員、接待人員、發言人等，要提前策劃好(hǎo)每個人的工(gōng)作(zuò)，制定一份執行表格，明(míng)确責任。在會(huì)議(yì)舉辦前，可以進行會(huì)議(yì)流程的彩排，确保會(huì)議(yì)活動當天的順利進行。