會(huì)務工(gōng)作(zuò)分爲會(huì)前準備、會(huì)中服務、會(huì)後總結三部分,并細化量化爲20個關鍵點,供大(dà)家參考:
會(huì)前準備
1.拟訂會(huì)議(yì)方案
會(huì)議(yì)方案是組織安排會(huì)議(yì)的關鍵。内容包括:會(huì)議(yì)名稱、時(shí)間、地點、規模、内容、議(yì)程、拟請(qǐng)出席領導、參會(huì)範圍、日程安排、文(wén)件材料目錄、宣傳報(bào)道(dào)、食宿行安排、安全保衛、工(gōng)作(zuò)班子組成及職責分工(gōng)等。方案報(bào)送相關領導審定後,要立即召集相關單位負責人召開(kāi)協調會(huì),對(duì)各項任務進行分解。
2.起草、審核會(huì)議(yì)通知(zhī)
會(huì)議(yì)通知(zhī)内容包括:會(huì)議(yì)名稱、主送單位、主要内容、報(bào)到(dào)時(shí)間和(hé)地點、參會(huì)範圍、報(bào)名要求、其他(tā)有關事(shì)項等。在會(huì)議(yì)通知(zhī)起草過程中要注意:表達準确、條理(lǐ)清楚、言簡意赅、一目了(le)然。會(huì)議(yì)通知(zhī)一般由會(huì)議(yì)的承辦單位負責起草,然後報(bào)有關部門(mén)和(hé)領導審核簽批。
3.下(xià)發會(huì)議(yì)通知(zhī)
會(huì)議(yì)通知(zhī)下(xià)發要及時(shí)、準确。防止重發、錯發、漏發。如需召開(kāi)緊急會(huì)議(yì)的,務必确保電話(huà)通知(zhī),其中要注意避免出現(xiàn)“明(míng)天”“後天”等字眼,必要時(shí)說明(míng)“幾号”“星期幾”,防止産生歧義。
4.落實與會(huì)人員
按照會(huì)議(yì)通知(zhī)要求的時(shí)間,對(duì)與會(huì)人員逐一落實并做好(hǎo)登記,必要的進行電話(huà)核查、督促,統計(jì)彙總後列好(hǎo)請(qǐng)假人員名單,并及時(shí)向有關領導報(bào)告。
5.協調出席領導
根據會(huì)議(yì)性質拟定領導出席安排,報(bào)請(qǐng)領導同意後,逐一進行電話(huà)通知(zhī)。内容包括:會(huì)議(yì)時(shí)間、地點、議(yì)程。并幫助銜接、督促講話(huà)稿或主持詞的起草與報(bào)送,确保及時(shí)送到(dào)相關領導手中。會(huì)前半小(xiǎo)時(shí)要再對(duì)出席領導進行提醒。
6.預訂會(huì)議(yì)室
會(huì)議(yì)時(shí)間确定之後,要立即與會(huì)議(yì)場所聯系溝通,預訂會(huì)議(yì)室,并安排做好(hǎo)先期準備工(gōng)作(zuò)。
7.編印會(huì)議(yì)須知(zhī)
大(dà)型會(huì)議(yì)需要編印會(huì)議(yì)須知(zhī),須知(zhī)編排要求準确、周密、合理(lǐ)、簡潔。内容包括:日程安排、與會(huì)人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班電話(huà)、作(zuò)息時(shí)間、注意事(shì)項等。如有需要制作(zuò)會(huì)議(yì)證件的,比如:出席證、列席證、工(gōng)作(zuò)證、車輛通行證等,要根據會(huì)議(yì)主題設計(jì)制作(zuò)。
8.布置主席台
主席台的布置要從(cóng)會(huì)議(yì)性質、領導人數、主席台大(dà)小(xiǎo)以及方便領導出入席等方面綜合考慮。一般中間坐(zuò)職務較高(gāo)的領導。
9.制作(zuò)會(huì)标
會(huì)标體現(xiàn)會(huì)議(yì)的主題,會(huì)标制作(zuò)一定要準确無誤,并注意把握會(huì)标的長度、字體與會(huì)場是否協調一緻。
10.檢查音(yīn)響和(hé)燈光
根據會(huì)議(yì)議(yì)程安排話(huà)筒的數量和(hé)擺放(fàng)位置,并在布置會(huì)場時(shí)、開(kāi)會(huì)前檢查音(yīn)響燈光是否可以正常使用(yòng)。
11.編制座區(qū)圖,擺放(fàng)座簽
根據統計(jì)整理(lǐ)後的與會(huì)人員名單,合理(lǐ)安排與會(huì)人員的會(huì)場座次。座區(qū)圖和(hé)座簽要反複進行核對(duì),防止遺漏、重複,防止出現(xiàn)錯别字。
12.組織調度會(huì)議(yì)用(yòng)車
大(dà)型會(huì)議(yì)活動,需要借用(yòng)或租用(yòng)車輛。要安排專人負責車輛的召集和(hé)調度,車輛較多時(shí)要編排乘車分組,并對(duì)車輛進行編号。
13.電力保障
會(huì)前與供電部門(mén)溝通聯系,安排保電任務,同時(shí)安排會(huì)議(yì)場所進行内部檢修。會(huì)議(yì)過程中還需安排專人值班,以便應對(duì)突發情況。
會(huì)中服務
14.簽到(dào)、分發會(huì)議(yì)材料
負責簽到(dào)的工(gōng)作(zuò)人員,要提前到(dào)達會(huì)場,幫助與會(huì)人員領取會(huì)議(yì)證件、文(wén)件材料、辦理(lǐ)住會(huì)手續。會(huì)議(yì)材料可以在會(huì)前通知(zhī)各單位派人領取,也(yě)可以在會(huì)場簽到(dào)處一并發放(fàng),或是提前放(fàng)置到(dào)與會(huì)人員桌上(shàng)。對(duì)擺放(fàng)在主席台上(shàng)的材料,要從(cóng)頭到(dào)尾檢查順序和(hé)頁碼,确保不出差錯。
15.與音(yīn)響師對(duì)接
準備一套會(huì)議(yì)材料,包括會(huì)議(yì)的主持詞交音(yīn)響師,以方便其把握議(yì)程安排與音(yīn)響的調配。
16.會(huì)議(yì)值班
會(huì)議(yì)值班的作(zuò)用(yòng)是收集和(hé)發送有關會(huì)議(yì)的信息,協調處理(lǐ)會(huì)議(yì)期間各項工(gōng)作(zuò)和(hé)突發事(shì)件,落實領導交辦的事(shì)項等。安排一人在會(huì)場内、一人在會(huì)場外(wài)值班,及時(shí)溝通情況,确保聯絡暢通。值班人員要時(shí)時(shí)将會(huì)議(yì)的實際進展情況與會(huì)議(yì)議(yì)程進行對(duì)比,掌握會(huì)議(yì)進程。
17.會(huì)場服務
提醒工(gōng)作(zuò)人員定時(shí)供應茶水(shuǐ),巡回檢查會(huì)場内的音(yīn)響、燈光、室溫、通風(fēng)、屏蔽等情況,發現(xiàn)問題迅速補救。遇到(dào)特殊情況需要向會(huì)議(yì)主持人彙報(bào)時(shí),要采取靈活的方式處理(lǐ),最大(dà)限度地減少對(duì)會(huì)議(yì)的影響。
18.維護會(huì)場秩序
會(huì)場秩序包括會(huì)場外(wài)秩序和(hé)會(huì)場内秩序。會(huì)議(yì)召開(kāi)時(shí),在會(huì)議(yì)室門(mén)口安排專人值班,防止無關人員進入會(huì)場,禁止大(dà)聲喧嘩。發現(xiàn)會(huì)場内不遵守紀律的行爲,予以提醒和(hé)制止。會(huì)議(yì)開(kāi)始後安排專人到(dào)會(huì)場清點人數,對(duì)遲到(dào)、缺席者進行登記。
會(huì)後總結
19.會(huì)議(yì)資料整理(lǐ)歸檔
會(huì)後将會(huì)議(yì)所有文(wén)件包括會(huì)議(yì)方案、通知(zhī)、須知(zhī)、簡報(bào)、發言材料、領導講話(huà)等收集起來(lái),按順序裝訂成冊,以備查看(kàn)。如有錄音(yīn)、錄像資料的需要盡快(kuài)收集整理(lǐ)。根據保密原則,對(duì)需回收的會(huì)議(yì)材料要逐份清查回收。
20.召開(kāi)分析總結會(huì)
分析總結會(huì)務工(gōng)作(zuò)中的經驗和(hé)教訓,以便指導做好(hǎo)今後的會(huì)務工(gōng)作(zuò)。注意收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)務工(gōng)作(zuò)的意見,虛心采納、整改提高(gāo)。如需做出專門(mén)總結的,将總結連同其他(tā)會(huì)議(yì)文(wén)件,一并歸檔。